Articles  |   12-01-2020

Sur quoi concentrer son virage numérique? La vitesse.

Sur quoi concentrer son virage numérique? La vitesse.

Comment savoir si vous envisagez le virage numérique de la bonne façon?

 

Comment savoir si votre virage numérique livre la marchandise?

 

Une réponse facile à ces deux questions est la vitesse.

 

Pourquoi se concentrer sur la vitesse?

Parce que même sans que vous fassiez d’analyses, regardiez vos KPI ou épluchiez vos données au peigne fin, votre virage numérique devrait vous permettre de faire des gains de vitesse évidents. Vitesse d’exécution, vitesse en ventes, vitesse en service à la clientèle, etc.

 

Et ces gains devraient être d’un ordre de grandeur suffisant pour qu’on les remarque sans chercher, sans données ou analyse. Ils devraient pouvoir être remarqués par la plupart des gens impliqués dans le processus en question. Ça devrait sauter aux yeux.

 

Le virage numérique ou 4e révolution industrielle devrait générer des bénéfices clairs pas de petits indices subtils indiquant qu’on va peut-être dans la bonne direction. Si vous devez creuser plus loin pour trouver les bénéfices du virage numérique, c’est mauvais signe. Ça peut vouloir dire que vous vous êtes concentré au mauvais endroit ou sur la mauvaise solution.

 

De 1 semaine à 1 jour / 1 jour à 1 heure / 1 heure à 1 minute

Lorsqu’il est question de l’ordre de grandeur des gains en vitesse, cela signifie qu’une tâche qui prenait un certain temps pour être complétée devrait dorénavant prendre une fraction de ce temps. Exemples:

 

  • Une tâche qui prenait 1 semaine prend maintenant 1 jour.
  • Une tâche qui prenait 1 jour prend maintenant 1 heure.
  • Une tâche qui prenait 1 heure prend maintenant 1 minute.

 

Virage numérique - Les tâches prennent une fraction du temps

 

Idéalement, çadevrait être aussi évident que ça. N’importe qui au courant de la tâche en question le remarquerait, sans avoir à utiliser des rapports, données ou métriques particulières. Ça saute aux yeux. Voici quelques exemples qui sautent aux yeux, tous inspirés par des clients de SOLJIT.

 

Rapport des ventes - 4 jours à 4 heures

Rapport des ventes: De 4 jours à 4 heures

Un gestionnaire des ventes doit se rapporter aux dirigeants de son entreprise tous les mois. Il le fait en créant un rapport des ventes. Ce rapport lui prend 4 jours à bâtir, tous les mois.

 

De 4 jours…

  1. Il commence par envoyer un courriel à son équipe pour obtenir leurs ventes et leurs prévisions. Certains vendeurs sont organisés et ont ces données à portée de main; d’autres pas.
  2. Sur plusieurs jours, il envoie d’autres courriels et rappelle les vendeurs qui ne lui ont toujours pas fourni leurs données.
  3. Peu avant la date limite, il rassemble tous les chiffres reçus, incluant la plupart des ventes et assez de prévisions pour dresser un portrait de la situation.
  4. Il crée manuellement le rapport dans Excel avec quelques graphiques. Ensuite, il copie et colle le tout dans un PowerPoint.
  5. Au total en en comptant le temps passé à courir après son équipe et à faire le rapport et la présentation, ce gestionnaire travaille 4 jours (plus ou moins 32 heures) sur son rapport.

 

…À 4 heures

Avec un CRM comme Salesforce, les vendeurs entrent leurs données de ventes et d’opportunités directement dans Salesforce dans le cadre de leur routine quotidienne de travail. Ils le font de leur ordinateur portable ou de leur téléphone. Par conséquent, toutes les données sont dans le système et elles sont mises à jour en temps réel.

 

  1. Un ou deux jours avant sa réunion mensuelle, le gestionnaire des ventes va dans le tableau de bord Salesforce qui a été conçu spécifiquement pour ses dirigeants et regarde les graphiques et données qui s’y trouvent déjà.
  2. Remarquant deux ou trois anomalies, il rejoint les vendeurs concernés pour avoir une explication. Le tout est clarifié après quelques conversations rapides. Il est maintenant prêt pour sa réunion.
  3. Au total, il a passé environ 4 heures à regarder les données et à chercher quelques clarifications. Puisque ses dirigeants ont accès au même tableau de bord, les intervenants sont déjà sur la même longueur d’onde avant même que la réunion commence. Cette dernière pourra donc être très efficace et chacun pourra se concentrer sur les prochaines actions et décisions à prendre.

 

42 jours de travail de plus par année… ça saute aux yeux

En diminuant le temps qu’il passe sur ses rapports de 4 jours par mois à 4 heures par mois, le gestionnaire des ventes a beaucoup plus de temps à consacrer à la croissance de l’entreprise. Sur une année, plutôt que de passer 48 jours à travailler sur ses rapports, il n’en aura besoin que de 6 6. Ceci représente 42 journées de travail de plus qu’il peut allouer aux ventes, à la gestion de son équipe et au futur de la compagnie.

 

Quand c’est aussi évident que ça… ça saute aux yeux.

 

Signatures électroniques - 2 semaines à 2 jours

Signatures de contrats: De 2 semaines à 2 jours

Chaque jour, des vendeurs envoient des contrats à des clients potentiels avec lesquels ils ont des ententes verbales ou électroniques  pour obtenir leur signature. Et chaque jour, semaine et mois, des vendeurs attendent encore et encore la fameuse signature. Comment quelque chose d’aussi simple peut-il prolonger  les cycles de ventes de cette façon?

 

De 2 semaines…

  1. Le contrat est prêt à être signé par le client et le vendeur envoie le PDF par courriel. «Comme discuté, voici le contrat. Veuillez signer, retourner, et on commence le projet!».
  2. Comme le veut la tradition, le client est occupé et ignore le courriel pour l’instant.
  3. Le vendeur sait à quel point il peut être inconvénient d’imprimer, de signer et de numériser un contrat et attend quelques jours avant d’envoyer un rappel. «Salut, n’oubliez pas de signer et de retourner le contrat, notre équipe attend la signature pour commencer.»
  4. La semaine suivante, le client décide finalement d’imprimer le document et attend un jour ou deux avant de le signer. Il se plie ensuite au supplice de numériser le document en utilisant l’imprimante du bureau et envoie enfin le contrat signé par courriel.
  5. Au total, 2 semaines se sont écoulées entre le courriel initial du vendeur, et le courriel final du client contenant le PDF signé et numérisé.

 

…À 2 jours

  1. Le contrat est prêt à être signé par le client et le vendeur envoie le PDF par courriel Salesforce, incluant le module (add-on) de signature électronique. «Comme , voici le contrat. Veuillez signer et on commence le projet!».
  2. Comme le veut la tradition, le client est occupé et ignore le courriel pour l’instant.
  3. Le vendeur sait à quel point il est facile de signer avec la signature électronique. Dès le lendemain, il envoie un courriel de rappel. «Bonjour, nous n’avons pas reçu le contrat signé. Je ne l’ai peut-être pas mentionné, mais nous utilisons les signatures électroniques. Si vous ouvrez le PDF, vous pouvez signez en un clic. Pas besoin d’imprimer ou de numériser, etc. Merci!»
  4. Avec cette information, le client ouvre le PDF et le signe en un clic (ou toucher du doigt sur téléphone). «Hmmm… c’était vraiment facile. Je déteste imprimer et numériser.» Immédiatement, l’Opportunité prend le statut «Gagnée» dans Salesforce, le vendeur et l’équipe projet est notifiée et les tableaux de bord des gestionnaires sont mis à jour.
  5. Au total, 2 jours se sont écoulés entre le courriel initial du vendeur et la signature du contrat, qui a mis le CRM à jour automatiquement.

 

Des cycles de vente plus courts et plus de liquidités… ça saute aux yeux

En utilisant un seul module (signatures électroniques) conjointement avec le CRM de Salesforce, cette compagnie a été capable de raccourcir son cycle de vente de près de deux semaines (8 jours ouvrables), tout en améliorant l’expérience client. En conséquence, les contrats sont gagnés plus rapidement et les vendeurs passent moins de temps à faire des suivis sur le sujet. De plus, le niveau de liquidité (flux de trésorerie) de l’entreprise s’est amélioré d’environ 4%. Rien qu’en utilisant les signatures électroniques.

 

Quand c’est aussi évident que ça… ça saute aux yeux.

 

Gestion de projet - 5 heures à 5 minutes

De la vente au projet: De 5 heures à 5 minutes

Une entreprise de services professionnels et développement logiciel ne gère pas la transition entre ses ventes et ses projets de façon efficace. Les projets commencent lentement et sont parfois désalignés par rapport aux contrats. L’entreprise utilise JIRA pour gérer ses projets.

 

De 5 heures…

  1. Lorsque le contrat est signé, le vendeur notifie l’équipe projet par un bref courriel.
  2. Le gestionnaire de projet choisi doit ensuite contacter le vendeur et le client pour s’aligner sur le cadre et les livrables. Le problème est que les vendeurs travaillent différemment et sont rarement disponibles, ce qui engendre des problèmes d’uniformité et de communication. Les allers-retours entre les trois parties peuvent parfois durer plusieurs jours.
  3. À partir de ces discussions et des documents que le vendeur a pu fournir, le gestionnaire de projet crée les Tickets JIRA qui serviront de base pour le projet.
  4. Au total, le gestionnaire de projet passe environ 5 heures (réparties sur quelques jours) pour arriver à un niveau d’alignement acceptable entre les parties. Au-delà de la complexité et des délais, le problème le plus critique de ce processus est qu’il laisse une zone grise, une marge d’erreur, entre le contrat et ce qui sera livré par l’équipe projet.

 

…À 5 minutes

  1. L’entreprise décide de systématiser son processus de ventes avec Salesforce et d’intégrer ce dernier avec leur JIRA grâce à un connecteur (développé par SOLJIT).
  2. Lorsqu’un contrat est signé, l’équipe projet est notifiée automatiquement et chaque item du contrat se retrouve dans l’Opportunité Salesforce.
  3. Le gestionnaire de projet choisi se rend dans Salesforce pour synchroniser l’Opportunité avec JIRA. En quelques minutes, le projet JIRA est créé, incluant des Tickets pour chaque item du contrat. Ceci permet d’aligner la structure du projet dans JIRA avec le contrat signé par le client. Le projet peut maintenant commencer.
  4. Au total, le gestionnaire de projet passe environ 5 minutes à effectuer la synchronisation entre Salesforce et JIRA. En plus de l’efficacité de ce processus, l’élément le plus important est l’alignement entre le contrat et la structure du projet.

 

Des projets qui démarrent plus rapidement et avec moins de risques… ça saute au yeux

Lorsqu’il est question d’intégrer deux applications comme Salesforce et JIRA, la clé est d’identifier comment l’intégration permettra à différentes équipes ou départements de mieux travailler ensemble. Dans ce cas-ci, les départements des Ventes et des Projets seront en mesure de collaborer plus efficacement tout en réduisant les risques pour l’entreprise.

 

Quand c’est aussi évident que ça… ça saute aux yeux.

 

Intégration - De semaines à secondes

Levées de fonds intégrées: De semaines à secondes. 

Un organisme à but non lucratif (OBNL) utilise plusieurs plateformes pour gérer ses levées de fonds. Il utilise Salesforce pour ses campagnes récurrentes et Panorama (Frontstream / Artez) pour ses événements se déroulant un peu partout et dans le cadre desquels des participants peuvent enrôler leurs familles, amis et collègues, etc.

 

De semaines…

  1. L’organisation des événements est très décentralisée et il n’y a pas de façon facile d’obtenir les données de ces derniers.
  2. L’organisme essaie de procéder manuellement, en appelant les différents organisateurs et en essayant de les faire exporter leurs données.
  3. Même en faisant des efforts significatifs de coordination avec les centaines d’événements qui se déroulent chaque année, l’organisme se retrouve toujours avec des données incomplètes.
  4. Malgré avoir consacré des semaines à la collecte de données, l’organisme n’arrive jamais à avoir une vue complète de ses levées de fonds et, par conséquent, de ses finances.

 

…À secondes

  1. L’organisme a décidé d’utiliser un connecteur (développé par SOLJIT) entre Salesforce et Panorama (Frontstream / Artez).
  2. Chaque fois qu’un don est fait dans le cadre d’un des événements sur Panorama, ce don est automatiquement ajouté dans Salesforce.
  3. Puisque le connecteur intègre tous les dons automatiquement, le temps passé sur cet effort est 0. Disons «quelques secondes» , pour la forme.

 

L’impossible devenu possible, des semaines devenues des secondes… ça saute aux yeux

Pour cet organisme à but non lucratif, un problème qui semblait impossible à résoudre est maintenant réglé, et ce, de façon automatique. Leurs employés n’ont plus à y dédier temps ou effort. Par le passé , ils travaillaient des semaines pour arriver à  un résultat mitigé, alors qu’aujourd’hui ils obtiennent 100% du résultat espéré… en 0 secondes.

 

Quand c’est aussi évident que ça… ça saute aux yeux.

 

Cherchez la vitesse avant de prendre une décision

Avant de choisir une solution ou de sélectionner une facette de votre entreprise pour la prochaine phase de votre virage numérique, tentez d’identifier quelles actions ou solutions qui vous aideront à générer le plus de gains en vitesse d’exécution. Si la réponse n’est pas claire, cherchez davantage d’options. Il devrait y avoir de nombreuses opportunités évidentes à porter de la main.

 

 

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